Le pointage et le temps de travail font partie des sujets que les gérants repoussent jusqu'au jour d'un contrôle ou d'un litige. Dans la restauration, ils pèsent double : les horaires sont irréguliers, les services coupés, les extras nombreux. Ce guide résume ce que disent la loi sur le travail et la CCNT de l'hôtellerie-restauration, puis propose une manière simple de s'organiser. Ce n'est pas un avis juridique : votre association professionnelle ou votre fiduciaire reste l'interlocuteur pour votre cas.
Deux sources : la loi et la CCNT
Deux textes se superposent. Le premier est la loi fédérale sur le travail (LTr) et son ordonnance 1 (OLT 1). Le second est la convention collective nationale de travail (CCNT) de l'hôtellerie-restauration, qui s'applique aux établissements qui entrent dans son champ d'application. Dans le doute, vérifiez avec votre association ou l'organe de contrôle de la CCNT si vous y êtes soumis.
Ce que dit la loi sur le travail
Le Secrétariat d'État à l'économie (SECO) rappelle que l'employeur doit tenir à disposition des autorités les registres et pièces nécessaires, selon l'article 46 LTr et l'article 73 OLT 1. Il s'agit notamment de l'horaire et de la durée du travail quotidien et hebdomadaire, y compris le travail compensatoire et supplémentaire, ainsi que des pauses d'une demi-heure et plus.
La loi prévoit aussi des assouplissements, en vigueur depuis le 1er janvier 2016 :
- l'article 73a OLT 1 permet, sous conditions, de déroger à l'obligation d'enregistrer en détail la durée du travail ;
- l'article 73b OLT 1 permet, dans les entreprises de moins de 50 employés, un enregistrement simplifié par accord écrit individuel.
Ces dérogations ne s'appliquent pas automatiquement. Elles demandent un accord écrit et le respect de conditions précises, et une CCNT peut être plus stricte. Avant de simplifier quoi que ce soit, faites valider votre situation.
Ce que dit la CCNT
L'article 21 de la CCNT traite de l'horaire de travail, de l'enregistrement et du contrôle. Il pose plusieurs règles utiles :
- Plannings annoncés à l'avance. Les établissements ouverts toute l'année établissent les horaires par écrit avec les collaborateurs, deux semaines à l'avance pour deux semaines. Les établissements saisonniers ont une semaine pour une semaine. Une modification ultérieure doit être convenue d'un commun accord, sauf urgence.
- L'employeur est responsable de l'enregistrement. La durée du temps de travail effectuée est enregistrée, et le collaborateur signe cet enregistrement au moins une fois par mois. Si l'employeur délègue la saisie au collaborateur, il doit signer à son tour chaque mois.
- Un registre. L'employeur tient un registre des heures de travail et des jours de repos effectifs. Le collaborateur peut consulter à tout moment ses heures et ses jours de repos, fériés et de vacances restants.
- Une preuve en cas de litige. Si l'employeur n'enregistre pas le temps de travail, l'enregistrement ou le contrôle fait par le collaborateur est admis comme moyen de preuve.
L'article 15 fixe la durée moyenne de la semaine de travail, temps de présence compris, à 42 heures au maximum, avec 43,5 heures pour les établissements saisonniers et 45 heures pour les petits établissements. Le temps de repas ne fait pas partie de l'horaire de travail et dure au minimum une demi-heure, sauf si le collaborateur doit rester à disposition de l'employeur pendant ce temps : il compte alors comme du travail.
Pourquoi l'enregistrement coûte cher quand il manque
L'article 15 de la CCNT relie l'enregistrement au paiement des heures supplémentaires. Elles se paient à 100 % si trois conditions sont réunies : la durée du travail est enregistrée selon l'article 21, le solde d'heures supplémentaires est communiqué chaque mois par écrit au collaborateur, et le paiement intervient au plus tard avec le dernier salaire en cas de départ. Quand l'entreprise n'enregistre pas la durée du travail, ou ne respecte pas les autres conditions, les heures doivent être payées à 125 % du salaire brut.
Autrement dit, un système d'enregistrement fiable protège aussi votre trésorerie : sans lui, chaque heure supplémentaire se paie plus cher et se prouve plus mal.
Organiser un pointage qui tient la route
Voici une méthode en six étapes, que vous pouvez appliquer avec ou sans outil numérique.
- Un planning par écrit, annoncé à temps. Respectez le délai de votre CCNT. Gardez les versions successives.
- Un pointage à l'arrivée et au départ, pas une reconstitution en fin de mois. Plus l'écart entre l'heure réelle et la saisie est grand, plus la contestation est facile.
- Les pauses consignées, en particulier la coupure entre le service de midi et celui du soir, et le temps de repas quand l'employé reste à disposition.
- Un contrôle hebdomadaire : comparer le prévu et le réalisé, repérer les sorties oubliées, corriger tout de suite.
- Un solde d'heures communiqué par écrit chaque mois, signé par le collaborateur.
- Un archivage de ces documents, accessible en cas de contrôle.
Pour les corrections, gardez toujours l'enregistrement d'origine et ajoutez la correction avec son auteur, sa date et son motif. Une correction qui efface la trace d'origine fragilise tout le registre.
Papier, tableur ou pointeuse
Le papier ou le tableur conviennent à une très petite équipe, à condition d'être tenus chaque jour. Leur faiblesse : les oublis, les erreurs de recopie, et la difficulté de prouver qu'une ligne n'a pas été modifiée après coup.
Une pointeuse numérique supprime la saisie manuelle de fin de mois : les employés pointent à l'arrivée et au départ, vous voyez en direct qui est présent, et le récapitulatif se prépare tout seul. Notre outil Poztek Time fonctionne sur tablette avec un code PIN, garde les pointages même sans connexion et conserve le pointage d'origine quand une correction est faite. Il prépare les heures pour la paie, sans calculer les salaires.
Aucun outil ne vous met en règle à lui seul : c'est l'ensemble de vos pratiques (plannings, signature mensuelle, communication du solde) qui compte. Choisissez un outil qui vous aide à les tenir, pas un outil qui promet de les remplacer.
Si vous changez d'outil
Reprenez le solde d'heures de chaque collaborateur au jour du changement, notez-le par écrit et faites-le signer. Il vaut mieux démarrer un nouvel outil à une fin de mois, pour que les signatures mensuelles restent propres.
Pour aller plus loin
Si vous voulez voir comment le pointage s'articule avec votre caisse et votre planning, découvrez notre caisse pour restaurant ou la caisse Lightspeed K-Series. Pour une démonstration de la pointeuse ou une question sur votre organisation, écrivez-nous via la page contact.
